Pandemia estimula empresas a experimentarem a assinatura digital

No Brasil, muitas empresas ainda não adotaram uma postura digital. Com a chegada imprevisível de uma pandemia, que levou grande parte delas a recorrerem ao home office, há uma maior necessidade de levar os procedimentos para o mundo digital.

“Até no pós-pandemia, temos dados que mostram que as pessoas muito provavelmente não voltarão a trabalhar com documentos da mesma forma, usando papel, impressoras e outros equipamentos”, afirma Dennis Just, CEO da empresa Smallpdf.

Durante a pandemia e agora com a adoção de modelos remotos e híbridos de trabalho, um dos maiores problemas para estas empresas foi e é a assinatura de contratos. E assim, com a impossibilidade de se encontrar frente a frente com parceiros de negócios, a procura por soluções de assinatura eletrônica aumentou significativamente.

Podemos definir a assinatura eletrônica como uma representação de uma assinatura tradicional em um documento digital. Apesar de a assinatura eletrônica já ter mais de 20 anos, foi sem dúvida a pandemia que a colocou mais visível.

Uma das maiores preocupações destas empresas e de quem procura esta solução é a validade jurídica. Será que as assinaturas eletrônicas e digitais são legais no Brasil? A Lei 14.063/2020 visa facilitar e ampliar o uso de assinaturas eletrônicas. Segundo esta lei, podemos classificá-las como:

 

  • Simples – Permite a identificação simples do signatário e é normalmente usada em documentos que não contenham informações sigilosas. Exemplos incluem a abertura de conta, a assinatura de um contrato de trabalho ou de aluguel.
  • Avançada – É mais segura do que a primeira, pois permite identificar o signatário por intermédio de um certificado digital ou de qualquer outro meio de comprovação da autoria. Podem ser usadas, por exemplo, para o registro de firma ou para certas receitas de medicamentos.
  • Qualificada – Utiliza o certificado da ICP-Brasil. É usada para a emissão de notas fiscais eletrônicas, exceto com relação a pessoas físicas e Microempreendedores Individuais (MEIs), transferência e registro de bens imóveis, entre outros.

 

As assinaturas eletrônicas podem ser usadas por qualquer empresa que trabalhe com documentos digitais que precisam ser assinados ou com notas fiscais. Tais documentos podem incluir contratos de trabalho, fechar contratos de aluguel, entre muitos outros.

Ela traz grandes vantagens para as empresas, como a economia de tempo e redução de custos. Quando temos um contrato que precisa ser assinado, é preciso a sua impressão, o deslocamento para entregar o contrato a um cliente, o tempo que este precisará para ler, retificar eventualmente e assiná-lo e depois ainda é preciso arquivá-lo em caixas ou móveis.

Assim, com a adoção desta tecnologia, fechar negócios torna-se mais rápido, permitindo a redução da burocracia e o aumento da produtividade dos funcionários.

Como tudo acontece digitalmente, as probabilidades de perda ou roubo de documentos diminuem significativamente. Assim como a sua falsificação. Ao contrário do que muitos pensam, a assinatura com papel e caneta não é mais segura do que a eletrônica.

E muitas vezes empresas acabam por perder tempo e dinheiro abrindo processos judiciais por fraude de documentos. A assinatura eletrônica permite confirmar a autenticidade do signatário, por exemplo, através do número de IP ou do reconhecimento facial. No caso de assinaturas digitais, o uso de certificado digital e de criptografia no documento são mecanismos que também asseguram a identificação da pessoa que assina.

Por ser uma novidade tecnológica, as assinaturas eletrônicas têm encontrado algum ceticismo por parte de empresários. Muito dessa resistência é resultante da falta de informação. Há quem pense que ela é menos segura ou autêntica do que a assinatura com papel e caneta, que é preciso gastar muito dinheiro em um software apenas para assinar documentos, ou que leva muito tempo até a empresa se habituar a trabalhar com esta nova tecnologia.

Nestes casos, o melhor é apresentar aos empresários e aos seus funcionários o que é a assinatura eletrônica, a sua validade jurídica e como ela ajuda a aumentar a produtividade e lucro da empresa.

A empresa Smallpdf, plataforma de gerenciamento de documentos PDF, tem uma ferramenta de assinar documentos digitalmente que já conquistou empresas com Facebook, Unilever, Columbia University, entre outros. No Brasil, são já mais de 43 mil usuários usando assinaturas eletrônicas.

Essa ferramenta permite a criação e solicitação de assinaturas seguras e protegidas. Para utilizá-la, só é preciso fazer o upload de um documento, criar a sua assinatura, assinar e, se necessário, solicitar a assinatura de até cem pessoas.

Como a empresa é uma plataforma que ajuda os usuários a gerir seus documentos, depois de assinar, ainda é possível comprimir o documento, editá-lo e ainda protegê-lo com uma senha para que ninguém possa alterá-lo. Os usuários podem experimentar ainda a plataforma online de forma gratuita ou a aplicação para celular.

 

Thais Abrahão, Presstalk Comunicação