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Débito ou crédito? É a pergunta clássica nas frentes de caixa. Mas a coisa não é tão simples assim. Getnet, Rede, Stone, Cielo, Bin… Isso sem falar dos vouchers (vales-alimentação Alelo, Sodexo, Vale Refeição, Ticket), do velho dinheiro físico e até do Pix, que vem devagar por aí. A diversificação de meios de pagamento hoje em dia é enorme, o que gera muita chance de erros na hora de contabilizar tudo.

Cada vez mais se faz preciso conferir todos os valores, auditar as taxas cobradas pelas adquirentes – que implica verificar se o valor do aluguel das maquininhas está correto –, analisar quais são os cancelamentos de compra não previstos e as possíveis vendas em duplicidade.

Gleison Telles, head de Produtos e Meios de Pagamentos da Accesstage, empresa provedora de soluções de conciliação de vendas por cartões de crédito faz uma provocação: “quem nunca viu uma compra com Mastercard sendo registrada no sistema como Visa?”.

Pode parecer um erro bobo, mas causa uma imensa confusão nas contas finais do mês. Um dos problemas de haver erros como esse, além, óbvio, de perder o controle sobre os valores de vendas efetuadas, é ser cobrado indevidamente pelas adquirentes. “É importante que o sistema adotado identifique essa divergência e avise do erro”, afirma ele.

Henrique Carbonel, da F360º

Henrique Carbonell, sócio-fundador da plataforma de gestão financeira de redes do varejo F360º, calcula que um supermercado médio para pequeno faça entre 15 e 20 mil transações eletrônicas num mês. Nesse cenário, a conferência manual é inviável. “É importante ter um suporte tecnológico e definir um ciclo de conciliação que amarre todas as pontas vulneráveis a falhas e erros”, diz.

Segundo ele, isso cria um hábito saudável para o caixa da empresa. “Nem todo varejista faz, mas aquele que confere as taxas administrativas cobradas pelas administradoras de cartão costuma encontrar divergências e pode exigir ressarcimento da operadora”, garante.

Telles defende ter um bom sistema que não só aponte as inconsistências dos cartões, mas também os descasamentos em relação ao extrato do banco. “A solução precisa confrontar a liquidação bancária e os demonstrativos dos cartões com os valores das tarifas previamente acertados com o varejista”, diz.

“Isso é muito importante principalmente para o dono de uma pequena loja que está na operação e na gestão ao mesmo tempo. Para este, é muito difícil acompanhar os recebíveis. Ele vai precisar entrar semanalmente site a site para saber quanto vendeu, a previsão de recebimento e o que foi debitado. Muitas vezes, o seu fluxo de caixa depende disso, e qualquer centavo é significativo”, completa Telles.

A opção de antecipação de créditos, lembra Telles, é outro item a ser monitorado com atenção. “Já vimos empresa sendo cobrada com taxas enormes por uma antecipação que não negociou ou, pior, que autorizou por impulso, sem entender o que isso significa em termos de cobrança.”

Outro problema comum é a continuidade de desconto pelo aluguel de maquininhas (POS) que foram desativadas na loja, mas que o adquirente não deu baixa no sistema. E há ainda erros de cadastramento das taxas e, para quem trabalha com e-commerce, casos de chargeback (contestação de uma compra junto ao emissor do cartão pelo cliente, que pode ter desistido do produto ou sinalizado ter sido vítima de fraude).

Observar os extratos

Gleison Telles, da Accesstage

Para o micro e pequeno que trabalha com várias formas de recebimento, há muitas soluções no mercado. “Vale escolher uma, para ter um mínimo de controle, porque se perde muito dinheiro na frente do caixa”, adverte Telles.

A Accesstage, por exemplo, oferece um aplicativo gratuito (Tiquei), que consolida os extratos das adquirentes e os apresenta ao varejista, como uma forma de acompanhar de perto seus recebíveis. Assim, qualquer apontamento de erro pode ser ajustado manualmente pelo comerciante ou servir para questionar diretamente o adquirente. “O extrato mostra onde se está perdendo dinheiro. Então é importante observar bem de perto os extratos, porque, no calor do dia a dia, não é raro o funcionário da loja que lida com várias maquininhas passar a compra por descuido na rede que cobra taxas maiores”, comenta Telles.

Pix ainda engatinha

Já a novíssima opção de pagamento eletrônico, o Pix, ainda não decolou no varejo, muito por conta da falta de integração com os softwares de PDV, que ainda não foram todos preparados para receber essas operações.

Sem o uso de uma tecnologia para fazer a conciliação e confirmação do pagamento com as empresas adquirentes ou carteiras digitais, o processo se torna muito trabalhoso para o varejista, além de o expor a riscos. “Imagine um momento de grande movimento em uma pequena loja. Se uma pessoa afirmar que pagou com o Pix e o varejista estiver muito ocupado, atendendo uma longa fila, ele não terá tempo de verificar sua conta adequadamente para checar se o pagamento entrou. Pode aceitar o argumento do cliente para não perder vendas e se expor a um risco de calote”, adverte Denis Piovezan, vice-presidente da Linx Pay Hub, divisão de pagamentos da Linx, que já integrou o TEF Linx e o QR Linx ao Pix.

Denis Piovezan, da Linx Pay Hub

“Mesmo que já esteja substituindo o DOC e o TED – segundo dados do BC, 78% das transações interbancárias foram feitas via Pix –, ainda falta ao fenômeno se repetir no varejo e tomar o lugar de formas de pagamento consolidadas, como os cartões de crédito e débito e até os boletos bancários”, comenta.

Vencida essa primeira fase, aponta Piovezan, virá a de conciliação e gestão dos pagamentos. “Não é como receber notas de dinheiro e checar o valor correto delas. No recebimento eletrônico, é preciso saber se o valor efetivamente creditado era o prometido e se há taxas ou tarifas sendo aplicadas sobre a transação.”

Segundo ele, neste sentido, o Pix só será 100% confiável quando estiver integrado ao ponto de venda do varejista. “Esperamos que no segundo semestre esse mercado comece a ficar mais presente nos pontos físicos. Oferecer opções de pagamento para o cliente nunca é demais e é um fator que aumenta a taxa conversão das lojas, sejam elas físicas ou digitais”, afirma Piovezan.